Unidad III: Comunicación e Información

Comunicación e información

Todo proceso organizacional se rige hacia el futuro por una visión, todo proceso organizacional se desarrolla a través de la comunicación, por lo tanto la comunicación y es determinante en la dirección y el futuro de la organización.

Para Katz y Kahn; “la comunicación organizacional consiste en el intercambio de información y la transmisión de significados, lo cual producirá la naturaleza, la identidad y el carácter de una organización. Por su parte, Levinson considera a las organizaciones como sistemas vivos y abiertos en los que fluye constantemente la información interpersonal”.

Según Goldhaber, la define como el “intercambio cotidiano y permanente de información dentro del marco de una compleja organización, incluyendo la comunicación interna, las relaciones humanas, las relaciones gerencia-sindicatos, la comunicación ascendente, descendente y horizontal, y los programas que evalúan la comunicación desarrollada”.

Actualmente la comunicación se ha convertido en uno de los ejes centrales de una empresa, ya que por medio de ella existe una mejor relación comunicativa entre empleados y esto se refleja en el trato con los clientes. Se considera importante que las empresas se mantengan actualizadas pues diariamente existen más empresas, por lo tanto es mayor la competencia y la necesidades de que exista una mejor comunicación para su público interno y externo, así como lograr una imagen e identidad de la empresa.

Tipos de comunicación dentro de la organización:

Los mensajes que se intercambian en la organización, pueden transmitirse a través de canales interpersonales o de medios de comunicación como memorando, circulares, boletines o revistas, tableros de avisos y manuales, así como programas audiovisuales, circuitos internos de televisión, sistemas computarizados, sonido ambiental o también se pueden hacer uso de los medios de comunicación masiva, para de esta manera poder llegar a numerosos públicos externos. (Fernández Collado, 1998)

Existen muchos medios de comunicación por los que una empresa puede mantener comunicación con sus empleados, dando como resultado una mejor relación entre ambos, este se ve reflejado no solo dentro de la empresa si no también al exterior. Los medios y sistemas de comunicación (boletines, periódicos o revistas, internos y externos, etc.) en las organizaciones, tienden a evitar conflictos y la duplicidad u omisión de tareas, además de evitar que las decisiones respondan a los intereses de un solo individuo y no a los del equipo de trabajo. Esta es una manera de que la empresa mantenga tanto su identidad como su imagen ante su público interno y externo.

Información dentro de la organización:

El fenómeno de la explosión de la información se inicia con el auge de la imprenta. El número de manuscritos había crecido considerablemente desde el surgimiento de las universidades. Pero no es hasta que aparece y se multiplica el uso de la imprenta que el libro impreso y otras fuentes de información, adquieren su crecimiento exponencial. La Tecnología de Información (TI) nació como soporte a las necesidades dentro de las organizaciones. Entre las aplicaciones de TI están los Sistemas de Información automatizados que sirven para el registro de las transacciones diarias y la generación de reportes que presentan información con características de importancia, relevancia, claridad, sencillez y oportunidad de tal forma que sea útil para las personas a quienes se les entrega.

Los sistemas de información constituyen una herramienta de suma importancia para realizar las funciones de cualquier organización por muy pequeña que esta sea, ya que este permite recopilar, clasificar, procesar interpretar y resumir cantidades de datos que permitirán la toma eficiente de decisiones.
Según Russell, La información puede ser definida como, “transmisión de conocimientos entre individuos; como transmisión de mensajes a través de diferentes estadios o elementos sociales; como comunicación de noticias, conocimientos, hechos y eventos; como datos que son transcritos a una máquina y como el conocimiento que es obtenido a través de un proceso de investigación”.
Entre los principales beneficios que pueden esperarse de una adecuada gestión de la información en las organizaciones, se encuentran:

Disponer de la información necesaria en el momento oportuno.
Colocar a disposición de todos los miembros de la empresa recursos de información generados dentro de la propia empresa, necesarios para el desarrollo de las tareas cotidianas
Integrar y administrar la información interna y externa como un todo para facilitar la toma de decisiones más eficientes
Crear una estructura organizativa que garantice y facilite la comunicación entre sus miembros
Desarrollar una cultura empresarial de coordinación entre los individuos en la empresa.
Reducir los costos de la administración de documentos.
Mejorar la respuesta a los clientes, suministradores, distribuidores y a quienes financian la empresa.
Generar productos más innovadores y menos costosos, a partir del aprovechamiento de las experiencias y de la información que reducirá el trabajo.

Valor Agregado.

Retomando los conceptos de estos autores, puede decirse que las organizaciones efectivas deben tener un sistema de comunicación acorde a sus metas, conformado por una serie de sistemas ordenados y analizados previamente, cuyos objetivos sean: motivar al personal a ejecutar su trabajo, evitar la desintegración, estimular la cooperación y la satisfacción del trabajo así como fomentar el pensamiento colectivo. Además de generar información confiable que permita crear y mantener una imagen de la organización en el exterior, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos organizacionales. Es urgente que a la par de las estrategias empresariales, los comunicadores, administradores y psicólogos industriales, impulsen los esfuerzos de comunicación para poder mejorar las condiciones de trabajo en la empresa, y por ende, su productividad. Sin lugar a dudas, la comunicación es esencia, alma y fuerza dominante dentro de una organización.

La comunicación alienta la motivación porque les aclara a los empleados qué deben hacer, cómo lo están haciendo y qué pueden hacer para mejorar un rendimiento deficiente. La definición de metas concretas, la retroalimentación sobre el avance logrado hacia las metas y el reforzamiento de la conducta deseada, estimulan la motivación y requieren que exista comunicación. La buena comunicación tiene mucha importancia para la eficacia de cualquier organización o grupo y se refiere a la transmisión y comprensión de significados. El hombre es un ser netamente comunicativo, y realiza esta actividad durante todo el día, (escribe, lee, habla, escucha).
No puede existir un grupo que no tenga comunicación; es decir, la transmisión de algo con sentido entre los miembros que lo componen. La comunicación controla la conducta de los miembros de varias maneras. Las organizaciones tienen jerarquías de autoridad y lineamientos formales que deben seguir los empleados. Por ejemplo, la comunicación desempeña una función de control cuando se pide a los empleados que primero comuniquen las quejas laborales a su jefe inmediato, que se limiten a la descripción de sus puestos o que cumplan con las políticas de la empresa.
Finalmente en cuanto a la información, la misma puede procesarse utilizando desde el más sencillo procedimiento manual, hasta el más sofisticado equipo de computación, capaz de tomar decisiones rutinaria automáticamente, todo depende del tamaño de la organización, y del volumen de información que se tenga que procesar. En todo caso, el sistema de información tiene igual importancia para la pequeña empresa, que procesa su información, mediante métodos sencillos, como para el gran consorcio, dotado de los más modernos equipos de procesamiento de datos.

No hay que perder de vista que el cúmulo de información que se genera dentro de una organización cualquiera, sumadas a las que se originan en su entorno ambiental, ahogarían al ejecutivo, si no las recibiera debidamente clasificadas, resumidas, procesadas y seleccionadas. De allí la trascendental importancia de los buenos sistemas de información, estructurados en forma tal que se definan claramente sus componentes, con la finalidad de clasificar y ordenar en bloques las informaciones de carácter homogéneo y de similar significación. Ninguna gestión seria posible, sin la información, como herramienta indispensable, para decidir y controlar las funciones y las responsabilidades.